部门里方案、合同、报表往往需要多人过目修改。WPS 的在线协作功能让所有人对着同一份文件工作，不必再反复收发附件，版本混乱的问题也会少很多。
发起共享
打开需要协作的文档，点击右上角「分享」按钮。可以输入同事的 WPS 账号、手机号或邮箱直接邀请，也可以生成链接发到群里。链接支持设置有效期，临时项目结束后自动失效，减少泄露风险。
文档保存在云盘时共享最顺畅；若文件还在本地，系统会提示先上传到云端再分享，这一步只需确认即可。
权限级别怎么选
WPS 提供几种常见权限，按场景选用：
- 仅查看 — 适合对外展示定稿，对方不能改动内容。
- 可评论 — 审阅阶段常用，对方能留言但不能改正文。
- 可编辑 — 项目组成员同时改稿时使用，改动实时同步。
涉及薪资、合同等敏感资料，建议用「指定成员可编辑 + 链接仅组织内可见」，并定期在分享管理里清理离职人员的访问权。
协作时的实用功能
修订与批注
开启修订模式后，每一处改动都会留下标记，接受或拒绝后才会写入正文。审合同、核方案时配合批注，意见集中在文档里，不用另开聊天记录对照。
版本历史
系统自动保存历史版本，误删段落或改错内容时，可在「版本历史」里恢复到任意时间点。重要节点可手动「另存版本」，方便归档。
@提醒
在评论里 @同事姓名，对方会收到通知，减少「请看一下第几页」这类重复消息。
表格与演示的协作差异
多人同时编辑表格时，建议发起人冻结首行首列，避免滚动时表头错位。演示文稿协作适合分工：一人负责版式，其他人填充各页内容；演讲者视图下，主讲人能看到备注，观众只看到幻灯片。
几个值得留意的细节
- 协作者超过十人时，大文件可能出现短暂加载延迟，可先拆分章节再合并。
- 分享前检查文档里是否含隐藏批注或修订，对外发送前先「接受全部修订」。
- 项目结束后记得关闭分享链接，云盘「共享管理」里可一次性查看所有对外文件。